excel file vs csv - Sự khác biệt và cách sử dụng của hai định dạng này

Tệp Excel và tệp CSV là hai định dạng được sử dụng phổ biến để lưu trữ dữ liệu bảng. Dưới đây là một bài so sánh chi tiết về hai định dạng này:
1. Định dạng tệp:
- Tệp Excel: Định dạng tệp Excel có thể là .xls hoặc .xlsx. Nó được tạo và sử dụng bởi Microsoft Excel. Tệp Excel có thể chứa nhiều trang tính và các đối tượng như hàm, định dạng, macro, đồ họa và công thức phức tạp.
- Tệp CSV: CSV (Comma Separated Values) là một định dạng tệp văn bản, không chứa bất kỳ hàm, định dạng hay công thức nào. Nó chỉ chứa các giá trị được tách ra bằng dấu phẩy hoặc ký tự ngăn cách khác. Định dạng này rất đơn giản và dễ hiểu, và có thể được mở và xử lý bởi nhiều ứng dụng và ngôn ngữ lập trình.
2. Cấu trúc dữ liệu:
- Tệp Excel: Tệp Excel cho phép bạn tạo bảng tính với nhiều cột và hàng. Bạn có thể đặt tên và định dạng cho các cột và hàng, thêm công thức và hàm tính toán, và chèn đồ họa và đối tượng khác. Điều này cho phép bạn lưu trữ dữ liệu phức tạp với nhiều quy tắc và công thức tính toán.
- Tệp CSV: Tệp CSV chỉ chứa dữ liệu cơ bản, không thể chứa công thức hay định dạng. Nó chỉ chứa các giá trị văn bản được phân tách bằng dấu phẩy hoặc ký tự tương tự. Mỗi hàng trong tệp CSV tương ứng với một hàng trong bảng tính.
3. Kích thước và tốc độ:
- Tệp CSV thường nhỏ hơn so với tệp Excel vì nó chỉ chứa dữ liệu cơ bản và không có định dạng, công thức hay đối tượng phức tạp. Do đó, tệp CSV có thể được truyền qua mạng và xử lý nhanh hơn.
- Tệp Excel có thể có kích thước lớn hơn do chứa nhiều thông tin phức tạp hơn. Điều này có thể làm tăng thời gian cần thiết để mở, lưu và xử lý các tệp Excel lớn.
Tóm lại, tệp Excel thích hợp cho việc lưu trữ dữ liệu phức tạp, tính toán và đồ họa, trong khi tệp CSV thích hợp cho việc lưu trữ dữ liệu cơ bản và truyền tải thông tin dễ dàng.

Excel file là một loại tệp được tạo ra bởi Microsoft Excel, một phần mềm dùng để tạo và quản lý các bảng tính. Excel file có định dạng là xls hoặc xlsx và chứa nhiều thông tin bao gồm dữ liệu, công thức, định dạng, macro, v.v. Excel file có thể chứa hàng ngàn hàng và cột và có thể được sử dụng để thực hiện các tính toán phức tạp.
CSV (Comma-Separated Values) là một loại tệp văn bản đơn giản được sử dụng để lưu trữ thông tin bảng theo định dạng phẳng. CSV không chứa công thức, định dạng hay macro và chỉ chứa các giá trị đơn thuần bao gồm số, chữ và các ký tự khác. Các giá trị trong CSV được phân tách bằng dấu phẩy.
Excel file có thể chứa tất cả các tính năng và chức năng của Microsoft Excel, nhưng dung lượng của nó thường nặng hơn vì chứa nhiều thông tin phức tạp. Trong khi đó, file CSV nhẹ hơn đáng kể do không chứa các tính năng phức tạp và chỉ chứa giá trị đơn thuần. Điều này làm cho file CSV dễ dàng chia sẻ và xử lý. Đặc biệt, file CSV thích hợp cho việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống hoặc ứng dụng khác nhau vì nó thường được hỗ trợ bởi hầu hết các phần mềm và ngôn ngữ lập trình để nhập và xuất dữ liệu.
Tuy nhiên, điểm yếu của file CSV là nó không giữ được định dạng và công thức của các bảng tính trong Excel. Do đó, khi sử dụng file CSV, người dùng phải tiến hành làm lại định dạng và công thức nếu cần thiết.

Excel và CSV là hai định dạng tập tin được sử dụng để lưu trữ dữ liệu bảng. Tuy cùng được sử dụng để lưu trữ dữ liệu bảng, nhưng chúng có một số khác biệt quan trọng.
1. Định dạng: Excel là một định dạng tập tin của riêng Microsoft Excel, với các phần mở rộng tệp tin là .xls hoặc .xlsx. Trong khi đó, CSV (Comma Separated Values) là một định dạng tập tin văn bản, thông thường được tạo ra bằng cách sử dụng dấu phẩy để phân tách giữa các giá trị trong bảng.
2. Điều chỉnh dữ liệu: Excel cho phép người dùng thực hiện các tính toán, công thức, sắp xếp, lọc dữ liệu và tạo định dạng cho bảng. Và nó hỗ trợ việc tạo các công thức phức tạp, macro và biểu đồ. CSV không có tính năng này và chỉ lưu trữ các giá trị dữ liệu đơn thuần.
3. Kích thước tệp tin: Điều quan trọng là dung lượng của file CSV nhẹ hơn đáng kể so với file Excel. Điều này bởi vì file CSV chỉ chứa dữ liệu bảng, trong khi file Excel chứa nhiều thông tin bổ sung như công thức tính toán, định dạng, sttyle, macro và nhiều hơn nữa.
4. Khả năng tương thích: Excel là phần mềm tạo và chỉnh sửa các tệp tin Excel và mình định dạng .xls và .xlsx, nó được hỗ trợ trên hầu hết các nền tảng và hệ điều hành. CSV là một định dạng văn bản tiêu chuẩn, do đó có thể được mở và chỉnh sửa bằng bất kỳ trình biên tập văn bản nào.
Khi lưu trữ dữ liệu, bạn có thể sử dụng Excel hoặc CSV tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của bạn. Nếu bạn cần dữ liệu được tính toán và định dạng phức tạp, hoặc muốn sử dụng các tính năng của Excel như macro và biểu đồ, thì sử dụng Excel sẽ là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần lưu trữ dữ liệu bảng một cách đơn giản và muốn có một tệp tin nhẹ hơn, thì CSV là một lựa chọn phù hợp.

Định dạng nào nên sử dụng: Excel hay CSV?
Khi quyết định sử dụng định dạng tệp tin nào trong Excel và CSV, bạn cần xem xét mục đích sử dụng và yêu cầu của dự án của mình. Dưới đây là một số điểm để bạn xem xét:
1. Excel (XLS, XLSX):
- Excel là một bảng tính, cho phép bạn tạo và quản lý dữ liệu theo cột và hàng.
- Excel hỗ trợ các tính năng phức tạp như các công thức, định dạng dữ liệu, macro và hàm tích hợp.
- File Excel có thể lưu trữ nhiều trang, biểu đồ, bảng tính liên quan.
- Định dạng Excel thích hợp khi bạn cần làm việc với dữ liệu phức tạp, tính toán, và muốn tận dụng các tính năng mở rộng của Excel.
2. CSV:
- CSV là định dạng tệp tin văn bản đơn giản, không chứa các tính năng phức tạp như Excel.
- Tệp tin CSV chỉ chứa thông tin cơ bản như số, chữ và các ký tự khác, không chứa các công thức, định dạng hay macro.
- Tệp tin CSV có dung lượng nhẹ hơn so với tệp tin Excel, và có thể được mở và xử lý bằng nhiều chương trình và ngôn ngữ lập trình.
- Định dạng CSV thích hợp khi bạn chỉ cần lưu trữ dữ liệu đơn giản hoặc chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng với các hệ thống và ứng dụng khác.

Tóm lại, nếu bạn cần làm việc với dữ liệu phức tạp và muốn sử dụng tính năng mở rộng của Excel, thì định dạng Excel (XLS hoặc XLSX) là lựa chọn tốt. Trong khi đó, nếu bạn chỉ cần lưu trữ và chia sẻ dữ liệu đơn giản, thì định dạng CSV có thể là lựa chọn phù hợp.

Để mở và chỉnh sửa một tập tin Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
1. Đầu tiên, hãy tìm và mở chương trình Microsoft Excel trên máy tính của bạn.
2. Sau đó, vào phần File trên thanh công cụ và chọn Open. Một cửa sổ duyệt tệp tin sẽ hiển thị.
3. Tìm và chọn tập tin Excel mà bạn muốn mở từ trình duyệt tệp tin, sau đó nhấp vào nút Open.
4. Tập tin Excel sẽ mở trong cửa sổ Excel và bạn có thể xem và chỉnh sửa các nội dung trong tập tin đó.
Để mở và chỉnh sửa tệp tin CSV, bạn có thể làm theo các bước sau:
1. Tương tự, đầu tiên bạn cũng cần mở chương trình Microsoft Excel trên máy tính.
2. Sau đó, vào phần File trên thanh công cụ và chọn Open. Một cửa sổ duyệt tệp tin sẽ xuất hiện.
3. Tuy nhiên, thay vì chọn tập tin Excel, hãy chọn tùy chọn \"All Files\" hoặc \"Text Files\" trong hộp thoại Mở để xem được tất cả các tệp tin, bao gồm cả tệp tin CSV.
4. Tìm và chọn tệp tin CSV mà bạn muốn mở, sau đó nhấp vào nút Open.
5. Một hộp thoại Thuộc tính Tệp tin có thể xuất hiện, trong đó bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn nhập dữ liệu cho tệp tin CSV, như ngăn cách giữa các giá trị và định dạng dữ liệu cho cột. Sau đó, nhấp vào nút OK để mở tệp tin CSV.
6. Tập tin CSV sẽ mở trong cửa sổ Excel với mỗi giá trị trong tệp tin được hiển thị trong một ô riêng. Bạn có thể chỉnh sửa các nội dung trong tệp tin CSV như bình thường.
Nhớ lưu tệp tin Excel hoặc CSV sau khi bạn đã chỉnh sửa để áp dụng các thay đổi và lưu lại dữ liệu đã được thay đổi.

Excel file và CSV file đều được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, nhưng có những ứng dụng khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của từng công việc. Dưới đây là một số lĩnh vực mà Excel file và CSV file được sử dụng:
1. Kế toán và tài chính: Excel file thường được sử dụng trong việc tổ chức và tính toán dữ liệu tài chính, như bảng kế toán, biểu đồ tài chính và tính toán tổng thu và tổng chi. CSV file cũng có thể được sử dụng trong các công việc tài chính yêu cầu dữ liệu đơn giản hơn.
2. Quản lý dự án và lập kế hoạch: Excel file thường được sử dụng để tạo và quản lý danh sách công việc, tiến độ dự án, lịch trình và nguồn lực. CSV file có thể được sử dụng để nhập hoặc xuất danh sách công việc đơn giản.
3. Tiếp thị và nghiên cứu thị trường: Excel file thường được sử dụng để phân tích dữ liệu thị trường, tạo biểu đồ, báo cáo và phân tích số liệu. CSV file có thể được sử dụng để xuất dữ liệu thống kê đơn giản từ các công cụ phân tích thị trường.
4. Lập trình và phân tích dữ liệu: CSV file thường được sử dụng trong công việc lập trình và phân tích dữ liệu. Với định dạng đơn giản và không chứa hàm hay công thức, CSV file dễ dàng được đọc và xử lý trong các ngôn ngữ lập trình như Python, R hoặc SQL.
5. Quản lý khách hàng và dịch vụ khách hàng: Excel file thường được sử dụng để lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, ghi lại tiến trình và phân tích dữ liệu về hành vi khách hàng. CSV file có thể được sử dụng để nhập hoặc xuất thông tin khách hàng đơn giản.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của công việc, Excel file và CSV file có thể được sử dụng chung hoặc riêng lẻ. Excel file cung cấp nhiều tính năng phức tạp hơn và định dạng đa dạng hơn, trong khi CSV file có dung lượng nhẹ và dễ dàng xử lý với cấu trúc đơn giản.

Để chuyển đổi một file Excel thành file CSV, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn chuyển đổi.
Bước 2: Nhấp chuột vào tab \"File\" ở góc trái cùng trên cùng của cửa sổ Excel.
Bước 3: Chọn \"Save As\" trong menu và chọn nơi bạn muốn lưu file CSV mới.
Bước 4: Trong hộp thoại \"Save As\", chọn định dạng \"CSV (Comma delimited)\" từ danh sách các định dạng được xuất hiện.
Bước 5: Nhấp vào nút \"Save\" và Excel sẽ chuyển đổi file thành định dạng CSV.
Để chuyển đổi ngược lại từ file CSV thành file Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở file CSV mà bạn muốn chuyển đổi trong Excel.
Bước 2: Nhấp chuột vào tab \"Data\" ở góc trái cùng trên cùng của cửa sổ Excel.
Bước 3: Chọn \"From Text/CSV\" trong menu và chọn file CSV từ hộp thoại mở file.
Bước 4: Nhấp vào nút \"Import\" và Excel sẽ hiển thị hướng dẫn trực quan để giúp bạn chọn các tuỳ chọn để import dữ liệu từ file CSV.
Bước 5: Nhấp vào nút \"Finish\" để import dữ liệu từ file CSV vào Excel.
Lưu ý rằng khi chuyển đổi từ Excel sang CSV và ngược lại, có thể xảy ra mất mát thông tin định dạng và các tính năng đặc biệt chỉ có trong Excel. File CSV chỉ chứa dữ liệu đơn giản và không có công thức, định dạng hay macro. Vì vậy, bạn cần kiểm tra xem dữ liệu đã được chuyển đổi đúng và không mất dữ liệu quan trọng trước khi sử dụng file mới.

Khi chuyển đổi từ Excel sang CSV, có một số khả năng mất đi thông tin:
1. Định dạng dữ liệu: Excel cho phép người dùng định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, bao gồm các định dạng số, ngày tháng, tiền tệ, v.v. Khi chuyển đổi sang CSV, các định dạng này sẽ mất đi và dữ liệu chỉ được lưu dưới dạng giá trị đơn thuần.
2. Công thức tính toán: Excel cho phép người dùng sử dụng công thức tính toán để thực hiện các phép tính trên dữ liệu. Khi chuyển đổi sang CSV, các công thức này sẽ được chuyển thành giá trị kết quả của công thức và không thể được tính toán lại.
3. Dữ liệu định dạng đặc biệt: Excel cho phép người dùng chèn các đối tượng đặc biệt như hình ảnh, ô kiểu Sparkline, ô kiểu biểu đồ, v.v. Khi chuyển đổi sang CSV, các đối tượng này sẽ mất đi và chỉ còn lại giá trị dữ liệu.
4. Bảo mật và quyền truy cập: Excel cho phép người dùng thiết lập bảo mật và quyền truy cập cho các ô và tệp tin. Khi chuyển đổi sang CSV, các cài đặt bảo mật và quyền truy cập này sẽ mất đi và tất cả dữ liệu sẽ trở nên công khai.
Tóm lại, khi chuyển đổi từ Excel sang CSV, một số thông tin cụ thể của tệp Excel có thể bị mất đi hoặc không còn được quản lý đúng cách trong tệp CSV. Do đó, nên cân nhắc và kiểm tra kỹ trước khi tiến hành chuyển đổi để đảm bảo không mất đi dữ liệu quan trọng.

Để xuất dữ liệu từ một tệp tin Excel sang một tệp tin CSV, bạn có thể làm theo các bước sau:
1. Mở tệp tin Excel mà bạn muốn xuất dữ liệu từ.
2. Chọn các dòng và cột dữ liệu mà bạn muốn xuất ra tệp tin CSV. Bạn có thể chọn cách lựa chọn hàng loạt bằng cách nhấp và kéo con trỏ chuột hoặc nhấn Ctrl và nhấp vào các ô dữ liệu một cách riêng lẻ.
3. Sao chép dữ liệu đã chọn bằng cách nhấn Ctrl + C.
4. Mở một tệp tin mới hoặc sử dụng một tệp tin đã tồn tại để lưu dữ liệu CSV.
5. Dán dữ liệu đã sao chép vào tệp tin mới bằng cách nhấn Ctrl + V.
6. Kiểm tra và điều chỉnh bất kỳ định dạng nào của dữ liệu trong tệp tin CSV mới. Đảm bảo rằng dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) tùy thuộc vào cài đặt ngôn ngữ trong Excel của bạn.
7. Lưu tệp tin CSV mới bằng cách chọn \"Lưu\" hoặc \"Lưu dưới dạng\" và chọn định dạng tệp tin CSV.
Với bước trên, bạn đã xuất dữ liệu từ Excel sang một tệp tin CSV. Tệp tin CSV được xem như một tệp tin văn bản đơn giản mà không chứa các chức năng, định dạng hoặc macro như tệp tin Excel.

Để nhập dữ liệu từ tệp CSV vào tệp Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở tệp Excel trống vào một workbook mới.
Bước 2: Trong thanh công cụ của Excel, nhấp chuột vào tab \"Dữ liệu\".
Bước 3: Trên tab dữ liệu, bạn sẽ thấy một nút gọi là \"Nhập dữ liệu từ bên ngoài\". Nhấp chuột vào nút này.
Bước 4: Một menu xổ xuống sẽ xuất hiện. Trên menu này, bạn sẽ thấy tùy chọn \"Từ tệp văn bản\". Nhấp chuột vào tùy chọn này để tiếp tục.
Bước 5: Một hộp thoại \"Nhập tệp văn bản\" sẽ xuất hiện. Tìm và chọn tệp CSV mà bạn muốn nhập dữ liệu. Sau khi chọn tệp, nhấp chuột vào nút \"Mở\".
Bước 6: Một hộp thoại \"Chuyển tệp văn bản\" sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể chỉ định các cài đặt và tùy chọn cho việc nhập dữ liệu. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng kiểu dữ liệu cho mỗi cột trong tệp CSV. Sau khi hoàn thành các cài đặt, nhấp chuột vào nút \"Hoàn tất\".
Bước 7: Dữ liệu từ tệp CSV sẽ được nhập vào tệp Excel trống mà bạn đã mở trước đó. Bạn có thể sắp xếp và sửa đổi dữ liệu bình thường trong Excel.
Bước 8: Khi bạn hoàn thành và lưu tệp Excel, dữ liệu từ tệp CSV sẽ được lưu lại và có thể truy cập trong tương lai.
Hy vọng rằng những bước trên sẽ giúp bạn nhập dữ liệu từ tệp CSV thành công vào tệp Excel.